Neue Steuer-ID vom Finanzamt

Wirtschafts-Identifikationsnummer wird Pflicht für Unternehmen

Die Finanzverwaltung in Deutschland modernisiert sich: Mit der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird ein zentrales Identifikationssystem für Unternehmen geschaffen. Dieses soll die Prozesse zwischen Unternehmen und Behörden effizienter und transparenter gestalten. Die Einführung erfolgt schrittweise seit Ende 2024, doch längst nicht alle Fragen sind bereits geklärt. Unternehmen stehen nun vor der Aufgabe, sich frühzeitig mit der neuen Struktur vertraut zu machen, um mögliche Nachteile zu vermeiden.

Wer erhält die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Seit Ende 2024 verschickt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) schrittweise die neue W-IdNr. an verschiedene Unternehmensformen. Dazu zählen Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen, Personengesellschaften (wie GbRs und KGs) sowie Kapitalgesellschaften (wie GmbHs und AGs). Auch Vereine und Stiftungen erhalten eine Wirtschafts-Identifikationsnummer.

Die wichtigsten Merkmale im Überblick:

• Beginn der Nummer: "DE" plus neun Ziffern

• Zusätzlich: Fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal (z. B. "00001")

• Bei Neugründungen direkte Zuteilung zusammen mit der Steuernummer

Unabhängig von Größe und Rechtsform wird jede wirtschaftlich tätige Einheit eine eigene Identifikationsnummer erhalten. Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten können für jede Betriebsstätte ein gesondertes Unterscheidungsmerkmal zugeordnet bekommen. Somit wird eine präzisere Trennung von Tätigkeiten und Standorten möglich.

Was bedeutet die W-IdNr. für Unternehmen?

Die W-IdNr. bleibt dem Unternehmen grundsätzlich dauerhaft erhalten und begleitet es über seine gesamte Existenz hinweg. Nur bei grundlegenden Strukturveränderungen wie Fusionen oder Aufspaltungen kann eine neue Nummer vergeben werden. Unternehmen müssen die W-IdNr. bei wichtigen Änderungen, wie einem Wechsel des Firmensitzes oder einer Änderung der Rechtsform, angeben.

Zudem wird empfohlen, die Nummer zeitnah in Buchhaltungs- und ERP-Systeme zu integrieren, um spätere Anpassungen zu vermeiden. Besonders in Hinblick auf künftige Digitalisierungsschritte, wie die umfassende Nutzung von elektronischen Anmeldesystemen oder digitalen Unternehmensregistern, ist eine frühe Implementierung vorteilhaft.

Das sind die Ziele der W-IdNr.:

• Erleichterung der Steuerkommunikation

• Vereinheitlichung der Unternehmensdatenbasis

• Vorbereitung auf digitale Berichtspflichten

• Verbesserung der Transparenz im Unternehmensdatenverkehr

• Unterstützung bei der Umsetzung europäischer Standards

Langfristig soll die W-IdNr. auch eine effizientere Verknüpfung zwischen verschiedenen Behörden ermöglichen und Dopplungen sowie Mehrfachmeldungen überflüssig machen.

Ab wann wird die W-IdNr. verpflichtend?

Derzeit genügt es, die zugeteilte Nummer sorgfältig aufzubewahren. Ab dem Jahr 2027 wird die Angabe der W-IdNr. verpflichtend, wenn Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Spätestens ab 2028 wird die Nutzung der Nummer bei allen steuerrelevanten Prozessen obligatorisch.

Wichtige Fristen:

• 2027: Pflichtangabe bei E-Rechnungen für viele Unternehmen

• 2028: Flächendeckende Nutzung in der Steuerkommunikation

Bis dahin kann noch die herkömmliche Steuernummer verwendet werden, eine frühzeitige Integration wird jedoch empfohlen, um spätere Umstellungsprobleme zu vermeiden. Unternehmen, die bereits heute auf digitale Rechnungsstellung oder automatisierte Meldesysteme setzen, profitieren davon, die W-IdNr. frühzeitig in ihre internen Abläufe zu integrieren.

Für Neugründungen ab Ende 2024 wird die W-IdNr. automatisch zugeteilt und muss unmittelbar bei allen steuerrelevanten Vorgängen verwendet werden.

Warum ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer wichtig?

Die W-IdNr. ist Teil eines umfassenden Digitalisierungsprogramms der Steuerverwaltung, das auf eine einheitliche und moderne Unternehmensidentifikation abzielt. Sie soll Unternehmen künftig den Aufwand bei Meldungen und Anträgen deutlich reduzieren und die Rechtssicherheit im internationalen Datenverkehr erhöhen.

Wie t3n berichtet, zeigen Beispiele aus anderen EU-Ländern, dass zentrale Unternehmensnummern Prozesse spürbar vereinfachen und Bürokratie abbauen können. Länder wie Dänemark oder die Niederlande nutzen ähnliche Systeme bereits seit Jahren erfolgreich.

Darüber hinaus wird erwartet, dass die W-IdNr. eine zentrale Rolle im neuen Unternehmensbasisdatenregister spielt, das eine vereinfachte Anmeldung und Datenpflege bei Behörden ermöglichen soll. Dies könnte auch Auswirkungen auf die Umsetzung von ESG-Berichtspflichten und Lieferkettengesetzen haben, da Unternehmen einfacher und transparenter identifiziert werden können.

Abschließend lässt sich sagen: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist weit mehr als nur eine neue Steuernummer – sie ist ein Schlüsselprojekt für die Zukunft der digitalen Unternehmenskommunikation in Deutschland.

• https://www.bzst.de/