Nicht nur für Vollzeit-Onlinehändler

Seit vielen Jahren kennen die Zahlen von beförderten Paketen und Päckchen nur eine Richtung, steil nach oben. Längst sprechen wir hier von Werten, die geradezu unwirklich wirken. Etwa diese: 2020 wurden nur im DHL-Paketzentrum am Kölner Eifeltor über 107 Millionen Pakete bearbeitet. Allein am 22. Dezember besagten Jahres waren es mehr als eine halbe Million Stück.

Doch so gigantisch der Versand längst ist, so sehr tun sich viele große und kleine Gewerbetreibende immer noch schwer damit, ein solches Paket aus jeder Hinsicht „sorgfältig“ zusammenzustellen. Das Ergebnis reicht von einem schlechten Image beim Kunden über beschädigte Waren bis hin zu Retouren, die sowohl das Unternehmen als auch den Planeten angesichts ihrer schieren Masse buchstäblich „teuer zu stehen kommen“. 

Auf den folgenden Zeilen haben wir deshalb zusammengetragen, welche Schritte nötig sind, um eine regelrechte Goldstandard-Versandverpackung aufzubauen. Und, so viel sei bereits verraten, sowohl Mehraufwand als auch -kosten halten sich stark in Grenzen.

1. Die richtige Verpackung auswählen

Ohne Versandverpackung kein Versand. Das gilt zumindest in sämtlichen Fällen, in denen die Umverpackung des Produkts nicht genügt – was fast immer der Fall ist. Allerdings verkennen viele, welche Vielzahl wichtiger Rollen eine Versandverpackung ausfüllt:

• Das Aufnehmen und Abfedern innerer und äußerer Krafteinwirkungen, die bei den teils rabiaten Bedingungen des Versandes unvermeidlich sind. 
• Zusammenhalten der Versandgegenstände, zusätzlicher Unterlagen, Polstermaterialien etc. 
• Herstellen eines berechenbaren und gut zu handhabenden Volumens – wichtig nicht zuletzt für das Beladen der im Versand üblichen Paletten.
• Bereitstellen eines stabilen Fundaments, ebenfalls für das Zusammenstellen von Paletten mit mehreren Paketen.
• Schutz des Inhalts vor Zugriff und Einblick durch Unbefugte.
• Geben von aus Marketing-Sicht wichtigen Hinweisen auf das versendende Unternehmen. 
• Herstellen von wichtigen Berechnungsgrundlagen für die Versandkosten – sowohl aufgrund des Gewichts als auch der Abmessungen.

Nicht zuletzt kommt in der heutigen Zeit noch eine „Unboxing-Experience“ hinzu: Für viele Menschen ist das Öffnen einer Versandverpackung eine Art Ritual, das sich mit dem Auspacken von Geschenken vergleichen lässt. 

Teils bedeuten diese miteinander verknüpften Faktoren eine Art „Quadratur des Kreises“: Die Packung muss alles sicher schützen, sich aber leicht öffnen lassen. Sie muss äußerst stabil sein, darf aber nicht zu viel wiegen. Sie sollte optisch eigenständig sein, darf dadurch aber nicht den Erwartungen und Vorgaben zum Thema Entsorgung zuwiderlaufen.

Just aus diesem Grund sollte die Versandverpackung Dreh- und Angelpunkt sein, um den sich alle Verpackungsbestrebungen konzentrieren. Es beginnt bei der Auswahl von Material und Design, erstreckt sich über leichte, aber dennoch für das Produktgewicht hinreichend stabile Wellpappe-Arten und es endet noch längst nicht bei der Bevorratung unterschiedlicher Größen von Kartonagen. Letzteres ist wichtig, um die zweite wichtige Regel zu beherzigen:

2. So kompakt wie nötig, so klein wie möglich

Wer eine Ware einfach nur in „irgendeinen“ Karton legt und den Deckel schließt, der ignoriert eines der wichtigsten Wirkprinzipien der Versandverpackung, Schutz des Inhalts. 

• Ist der Versandkarton zu klein, werden äußere Kräfte an den Inhalt übertragen. Dadurch kann sich in einem äußerlich unversehrten Paket ein tatsächlich beschädigtes Produkt befinden.
• Ist der Versandkarton zu groß, kann der Inhalt darin hin und her rutschen und dadurch Schaden nehmen. Außerdem können die Versandkosten stark ansteigen, wenn der Logistikdienstleister seine Preise abmessungsbezogen berechnet. 

Im Versandhandel gilt deshalb eine Art „goldene Regel“: Der Karton soll so kompakt, aber dennoch groß genug sein, dass an allen sechs Seiten rund um die eigentliche Ware ungefähr fünf Zentimeter Freiraum verbleiben – der wichtigste Grund, warum regelmäßige Versender unterschiedliche Kartongrößen bevorraten sollten. 

Doch erneut ist dies nur eine Basis, damit andere, nicht minder wichtige Maßnahmen appliziert werden und ihre volle Wirkung entfalten können:

3. In der richtigen Reihenfolge gepackt

Nicht in jedem Versandkarton befinden sich mehrere Produkte. Wo dies allerdings der Fall ist, da ist es keinesfalls gleichgültig, welcher Gegenstand sich am Ende wo im Karton befindet. Hintergrund ist die Ausrichtung bei der Handhabung: Versandkartons mögen zwar grob würfelförmig sein, dennoch ergibt sich nicht zuletzt durch die Lage des Versandetiketts und des Deckels eine sichtbare Oberseite; sie wird typischerweise auf dem ganzen Weg von Handhabung und Transport meist eingehalten. 

Bezogen auf diese Konstante und die daraus resultierenden Belastungen beim Handling ergeben sich die folgenden Faktoren:

1. Von oben betrachtet sollte der Schwerpunkt des Pakets möglichst mittig liegen. Von den Seiten betrachtet sollte er hingegen tief liegen. 
2. Die schwersten und/oder empfindlichsten Gegenstände sollten daher zuunterst und mittig verpackt werden, wobei alle anderen Waren ringsherum positioniert werden – mit den leichtesten, unempfindlichsten Stücken oben und an den Seiten.
3. Besonders zerbrechliche Gegenstände sollten innerhalb ihrer Umverpackung zusätzlich gepolstert werden. Beispielsweise würde man eine Vase zusätzlich einschlagen, bevor sie in ihren Karton und dieser dann in die Versandverpackung gelegt wird.
4. Höchste Vorsicht bei Flüssigkeiten. Diese gehören ebenfalls in die Verpackungsmitte und sollten stets mit wasserdichten Beuteln versiegelt werden – aus denen zuvor ein Gutteil der Luft herausgedrückt wurde.

Diese Notwendigkeit ist nicht zuletzt eine Herausforderung für die Packer des Hauses. Sie sollten dementsprechend nicht nur sorgfältig instruiert werden, sondern die nötige Zeit haben, um derart vorzugehen. Plus: Jeder Packer muss anhand einer Warenliste einsehen können, was er gerade verpackt, damit er die besonders empfindlichen Produkte sofort erkennen kann, selbst wenn sie ihrerseits in einer undurchsichtigen Verpackung stecken.

Wichtig 1: Bei vielen Produkten ist es unbedingt sinnvoll, auf dem Versandkarton die entsprechenden normierten Handhabungssymbole anzubringen. Diese können entweder serienmäßig beim Erwerb der Kartons aufgedruckt werden oder von Fall zu Fall als Sticker oder via Schablone angebracht werden.

Wichtig 2: Bei Waren bzw. Warenverpackungen, die grundsätzlich für eine einzige Lagerungsposition ausgelegt sind, sollte beim Verpacken davon nicht abgewichen werden. Speziell, damit es durch Beschleunigung des Inhalts nicht zu Schäden an der Umverpackung kommt. Insbesondere Flaschen, Dosen und ähnliche Behälter sollten deshalb stets so in der Versandverpackung ausgerichtet werden, wie sie auch bei normaler Handhabung stehen oder liegen würden.

4. Bei Zerbrechlichkeit nie ohne Polsterung

Nicht alle Waren, die auf den Versandweg gebracht werden, mögen empfindlich gegenüber den Stößen und Vibrationen beim Transport sein – denken wir etwa an alles, was aus Stoff besteht. Allerdings kann unterwegs selbst dabei mitunter eine Produktverpackung beschädigt werden, wodurch wiederum die Wahrnehmung der gesamten Ware Schaden nehmen kann. 

Die angesprochenen rund fünf Zentimeter Freiraum zwischen Produkt und den Wänden des Versandkartons sollten deshalb nach Möglichkeit niemals nur durch Luft befüllt werden, sondern ein Material, das einerseits die Ware an Ort und Stelle hält und andererseits die vor allem bei ruckartigen Bewegungen auftretenden Kräfte zuverlässig aufnimmt. 

Welches Polstermaterial hierfür zwischen Luftpolsterfolie und Verpackungschips zum Einsatz kommt, hängt vor allem vom Gewicht der Ware sowie ihrer Empfindlichkeit ab. Ferner

• dem generellen Verpackungsaufkommen im Haus,
• der Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Eigen- und Fremdwahrnehmung sowie
• den Kosten hinsichtlich Verarbeitungszeit, Lagerung und Material.

Nur eines ist dabei gleich: Das Auspolstern kann nicht sorgfältig genug vonstattengehen. Vor allem ist es wichtig, einen selbst bei Profis sehr häufig auftretenden Fehler zu vermeiden. Die Ware muss an allen sechs Seiten gepolstert werden. Sie darf keinesfalls in den leeren Versandkarton auf dessen Boden gestellt und dann lediglich die fünf verbliebenden Seiten gefüllt werden. 

Erneut ist es hierbei nötig, etwaigen Packern ein stringentes Prozedere vorzugeben, das bei entsprechenden Waren stets damit beginnt, den Kartonboden auszupolstern, bevor die Produkte hineingepackt werden. 

Wichtig: Je nach Form des Produkts oder seiner Umverpackung sollten spitze, scharfe oder anderweitig prominente Formen zusätzlich geschützt werden, damit sie unter keinen Umständen den Karton durchstoßen können. 

5. Sorgfältig verschlossen

Die wenigsten Versandkartons bleiben allein durch die Formgebung geschlossen. Nicht zuletzt zur Vermeidung von Diebstählen und zur Herstellung einer besseren Wetterfestigkeit ist deshalb der Einsatz von Klebeband praktisch unerlässlich.

Grundsätzlich sollte dafür nur geeignetes Paketklebeband von etwa 75 Millimetern beziehungsweise drei Zoll Breite genutzt werden – ganz gleich ob in der bekannten transparenten Form oder mit Informationen des Versenders bedruckt. Wie das Klebeband jedoch appliziert wird, hängt im Höchstmaß vom Gewicht des Versandguts ab:

• Bis zu einem Gewicht von zirka zehn bis zwölf Kilogramm genügt es, einen breiten Klebebandstreifen über die Naht von Deckel und Boden zu kleben – der sogenannte Schlitzverschluss.
• Jenseits von zwölf Kilogramm sollte ein Doppel-L-Verschluss genutzt werden. Dabei werden die vier horizontalen Kanten des Kartons zusätzlich zum Schlitzverschluss quer verklebt.  
• Ab etwa 24 Kilogramm sollte das Paket zusätzlich mit zwei Kunststoffbändern quer zum Verlauf des Deckelschlitzes umreift werden. 

Stets ist es nötig, das Klebeband mit seiner gesamten Oberfläche sorgfältig an den Karton zu pressen. Selbst mit handgehaltenen Abrollern ist das nicht automatisch der Fall, weshalb es besser ist, anschließend nochmals mit der Hand über das Klebeband zu gleiten. 

Werden jedoch all diese Schritte eingehalten, dann darf diese Versandverpackung für sich in Anspruch nehmen, absolut perfekt zu sein – und damit selbst in einer Zeit von mehreren Milliarden Paketsendungen jährlich eine Ausnahme, die jedoch sowohl dem Kunden als auch Versender ausschließlich positiv zugutekommt.