Die Bürogestaltung verändert sich: Statt fest zugewiesener Schreibtische setzen Unternehmen zunehmend auf flexible Arbeitsplätze und gemeinsam genutzte Flächen. Gleichzeitig steigt die Präsenz der Beschäftigten an den Unternehmensstandorten. Wie diese Entwicklungen zusammenhängen, zeigt der Workspace Benchmark Report 2026/27 des Beratungsunternehmens Drees & Sommer. Für die Untersuchung wurden 207 Personen aus 17 Branchen befragt.
Demnach nutzen bereits 75 Prozent der befragten Unternehmen Desksharing. Zugleich erwarten 54 Prozent, dass die Fläche pro Arbeitsplatz künftig sinken wird. Nur elf Prozent rechnen mit einem Anstieg. Für Arbeitgeber rückt damit eine Frage in den Mittelpunkt: Wie lassen sich Büroflächen so gestalten, dass sie trotz wechselnder Anwesenheit sinnvoll genutzt werden?
Desksharing verändert die Anforderungen an Büroflächen
Beim Desksharing verfügen Beschäftigte nicht mehr zwingend über einen persönlich zugewiesenen Schreibtisch. Stattdessen nutzen sie verfügbare Arbeitsplätze. Unternehmen können ihre Flächen dadurch stärker an der tatsächlichen Anwesenheit ausrichten.
Denn obwohl Homeoffice weiterhin verbreitet ist, kommen Beschäftigte wieder häufiger ins Büro. In der aktuellen Befragung schätzte die größte Gruppe der Teilnehmenden die Auslastung ihrer Büroflächen auf 61 bis 70 Prozent. In der Erhebung 2023/24 lag der entsprechende Schwerpunkt noch bei 30 bis 40 Prozent.
Auch bei den Anwesenheitstagen zeichnet sich eine Verschiebung ab. Während Beschäftigte zuvor häufig an zwei Tagen pro Woche ins Büro kamen, entwickelt sich die Präsenz nun in Richtung drei Tage. Gleichzeitig sind in 69 Prozent der befragten Unternehmen weiterhin zwei bis drei Homeoffice-Tage vorgesehen.
Für die Flächenplanung bedeutet das: Unternehmen müssen genügend Arbeitsplätze für Tage mit hoher Anwesenheit bereitstellen, ohne dauerhaft große ungenutzte Kapazitäten vorzuhalten. Wie schwierig die effiziente Nutzung vorhandener Flächen sein kann, zeigt auch die Diskussion über ungenutzte Büroflächen und die Umsetzung von New Work in öffentlichen Behörden.
Die steigende Präsenz muss daher nicht automatisch zu einem höheren Flächenbedarf führen. Entscheidend ist, wie Unternehmen ihre vorhandenen Räume organisieren und nutzen.
Attraktive Büros werden häufiger genutzt
Neben der Anzahl verfügbarer Arbeitsplätze spielt offenbar auch die Qualität der Arbeitsumgebung eine Rolle. Laut der Untersuchung liegt die durchschnittliche Auslastung in Unternehmen mit als attraktiv bewerteten Büros bei 63 Prozent. Bei als unattraktiv eingestuften Standorten beträgt sie dagegen nur 48 Prozent.
Insgesamt bewerten 72 Prozent der Befragten ihre Büroflächen als attraktiv oder sehr attraktiv. Die Zahlen zeigen damit einen Zusammenhang zwischen der wahrgenommenen Qualität der Arbeitsumgebung und ihrer Nutzung. Ob die Gestaltung allein für die höhere Anwesenheit verantwortlich ist, lässt sich daraus allerdings nicht ableiten.
Für Unternehmen stellt sich damit nicht nur die Frage nach der benötigten Fläche. Wichtig ist auch, welche Arbeitsbedingungen Beschäftigte vorfinden und wie gut die Räume unterschiedliche Tätigkeiten unterstützen.
Wenn Beschäftigte einen Teil ihrer Aufgaben im Homeoffice erledigen, verändert sich auch die Funktion des Unternehmensstandorts. Neben Arbeitsplätzen für konzentrierte Tätigkeiten werden Räume für Besprechungen, Projektarbeit und persönlichen Austausch benötigt.
New Work braucht Führung und passende Technik
Die Einführung neuer Arbeitsumgebungen ist allerdings nicht allein eine Frage der Einrichtung. 92 Prozent der Befragten halten Führungskräfte für entscheidend, damit entsprechende Veränderungen gelingen.
Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen müssen Unternehmen klären, wie Teams zusammenarbeiten und welche Rolle die Anwesenheit am Standort spielt. Zunehmend wichtig wird außerdem die Auswertung der tatsächlichen Flächennutzung. Bereits 63 Prozent der befragten Unternehmen setzen sogenannte Space Analytics ein. Damit lässt sich untersuchen, wann und wie intensiv Arbeitsbereiche genutzt werden.
Vor allem größere Organisationen greifen auf solche Daten zurück. Bei Unternehmen mit mehr als 5.000 Beschäftigten liegt der Anteil bei 85 Prozent. Unter den Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten sind es dagegen 38 Prozent.
Auch digitale Anwendungen spielen bei der Organisation hybrider Arbeitsplätze eine Rolle. So kann Microsoft Teams die Anwesenheit im Büro und die Nutzung gebuchter Arbeitsplätze erfassen. Solche Funktionen zeigen, welche technischen Möglichkeiten Unternehmen bei der Organisation ihrer Arbeitsumgebungen zur Verfügung stehen.
Die Ausstattung der Besprechungsräume ist ein weiterer Faktor. Sind höchstens 25 Prozent der Räume mit Videotechnik ausgestattet, liegt die Zufriedenheit damit bei 39 Prozent. Verfügen mindestens 75 Prozent der Räume über entsprechende Technik, steigt sie auf 75 Prozent.
Die Ergebnisse zeigen, dass New Work und moderne Bürogestaltung über flexible Schreibtischmodelle hinausgehen. Unternehmen müssen Flächen, Technik und Zusammenarbeit aufeinander abstimmen. Die Herausforderung besteht darin, auch bei wechselnder Anwesenheit funktionierende Arbeitsumgebungen bereitzustellen.
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