Büroflächen in öffentlichen Behörden ungenutzt

Staat verschwendet Millionen bei der Umsetzung von New Work

Der Wandel der Arbeitswelt schreitet voran – allerdings nicht in allen Bereichen gleich schnell. In Banken, Industrie und Dienstleistungsunternehmen wurden Büroflächen verkleinert, Arbeitsmodelle flexibilisiert und hybride Konzepte eingeführt. In vielen Behörden dagegen herrscht Stillstand. Dabei sind die Einsparpotenziale und Vorteile für Staat, Mitarbeitende und Bürger:innen nachweislich groß. Doch während Unternehmen auf veränderte Rahmenbedingungen schnell reagieren, fehlt es in der öffentlichen Verwaltung häufig an Tempo und Konsequenz.

Büroflächen bleiben ungenutzt – trotz Sparpotenzial

Wie combine Consulting mitteilt, könnten allein im öffentlichen Sektor bis zu 36 Millionen Quadratmeter Bürofläche eingespart werden. Das entspricht einem Einsparpotenzial von jährlich rund 450 Millionen Euro an Kaltmiete. Trotz Empfehlungen des Bundesrechnungshofs bleiben konkrete Umsetzungsmaßnahmen jedoch aus. Häufig mangelt es an strategischen Impulsen, Priorisierung oder politischen Entscheidungen.

Die Pandemie hat die Möglichkeiten hybrider Arbeitsmodelle deutlich gemacht – in vielen Behörden wurden Homeoffice und mobiles Arbeiten jedoch nach der akuten Phase wieder zurückgefahren. Statt struktureller Anpassungen dominieren vielerorts temporäre Lösungen. Dabei wäre der Handlungsbedarf offensichtlich: nicht nur aus Kostengründen, sondern auch mit Blick auf klimatische, soziale und digitale Entwicklungen.

Laut Marco Haas, Head of Real Estate Strategy bei combine, könne sich die öffentliche Hand erfolgreiche Modelle aus der Privatwirtschaft zum Vorbild nehmen. Dort habe sich gezeigt, dass Flächenreduktion, flexible Nutzungskonzepte und hybride Arbeitsweisen zu mehr Effizienz und Zufriedenheit führen. Zudem würden diese Konzepte auch helfen, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Organisationen nachhaltig zu verbessern.

Beispiele zeigen: Es geht auch anders

Einzelne Behörden setzen bereits neue Konzepte um. Die Finanzbehörde Hamburg entwickelte gemeinsam mit combine ein modernes Flächen- und Nutzungskonzept. Grundlage war eine Bedarfs- und Gebäudeanalyse. Das Ergebnis: weniger Raumbedarf, höhere Flächeneffizienz, ein vielfältiges Raumangebot statt Einzelbüros und insgesamt zufriedenere Mitarbeitende.

Die neuen Arbeitsbereiche bieten verschiedene Zonen für konzentriertes Arbeiten, Teamarbeit und kurzfristige Besprechungen. Auch Desk-Sharing wurde eingeführt, ebenso wie Rückzugsräume für sensible Tätigkeiten. Die Mitarbeitenden berichten laut Evaluation von einer verbesserten internen Kommunikation und einer positiveren Arbeitsatmosphäre. Die Maßnahme sei insgesamt als Gewinn für die Organisationskultur bewertet worden.

Auch das Landratsamt Emmendingen und die Stadtwerke Bayreuth haben begonnen, ihre Bürowelten neu zu denken. Die Erfahrungen zeigen: Bei klarer Zielsetzung und professioneller Begleitung ist die Umsetzung möglich – und erfolgreich. Dabei kommt es laut combine vor allem auf eine fundierte Bestandsaufnahme, transparente Kommunikation im Veränderungsprozess und eine realistische Umsetzungsstrategie an.

Finanzierung bleibt Schwachpunkt

Laut combine besteht in vielen Verwaltungen grundsätzliche Offenheit für New Work. In der Praxis scheitern Projekte jedoch häufig an finanziellen Hürden oder politischen Wechseln. Gerade Kommunen mit angespannten Haushalten tun sich schwer, Investitionen in moderne Arbeitsumgebungen zu priorisieren. Dabei könnte laut Haas ein Sondervermögen – ähnlich wie beim Infrastrukturausbau – eine Lösung bieten, die sich langfristig durch geringere Miet- und Energiekosten refinanziert.

Zudem könnten mittel- bis langfristige Einsparungen durch effizientere Flächennutzung, sinkende Betriebskosten und attraktivere Arbeitgebermarken entstehen. In Zeiten steigender Energiepreise und zunehmender Flächenknappheit sind solche Faktoren entscheidend. Es geht nicht nur um Kostensenkung, sondern auch um Zukunftsfähigkeit.

Ein weiterer Aspekt: Der Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst. Attraktive Arbeitsumgebungen könnten helfen, neue Mitarbeitende zu gewinnen und bestehende zu halten. Angesichts der angespannten Personalsituation in vielen Ämtern könnte dies ein nicht zu unterschätzender Vorteil sein. Gerade jüngere Zielgruppen erwarten zunehmend flexible, moderne und digitale Arbeitswelten. Wer das nicht bieten kann, verliert im Wettbewerb um Talente.

• https://combine-consulting.com