Künstliche Intelligenz im Büro

"KI ist kein Reparaturwerkzeug für schlechte Organisation"

Seit sieben Jahren bemüht sich LIZ Smart Office darum, die "Effizienz von Teams zu steigern und Unternehmen in der neuen Ära des hybriden Arbeitens zu unterstützen", was durch ein unkompliziert integrierbares, kundenorientiertes und flexibles Leistungsportfolio geschieht.

Jüngst haben die Transformationsfachleute daran erinnert, warum die eigenen Lösungen in deutschen Büros hilfreich sein könnten: Sie sind der Ansicht, dass viele Unternehmen bei all den aktuellen und geplanten Investitionen in Künstliche Intelligenz ihre eigene Organisation und Arbeitsumgebung vernachlässigen – und damit die eigentlichen Produktivitätshebel.

Als zentrales Problem identifiziert Franzisca Engels, CEO von LIZ Smart Office und HR-Expertin, dass die technologische Einführung von KI häufig schneller voranschreitet als die entsprechende Vorbereitung.

Sie erklärt: "Wenn Teamtage unklar geplant sind, Rückzugsräume fehlen und Zusammenarbeit im Büro dem Zufall überlassen bleibt, lässt sich Effizienz nicht einfach per Tool nachrüsten."

KI bisher vor allem auf Eigeninitiative

Unter Berufung auf eine ifo-Studie aus dem Januar heißt es, dass der technologische Wandel derzeit eher informell über die Bühne geht: Zwei Drittel der Arbeitnehmer greifen demnach in Eigeninitiative auf Tools wie ChatGPT und Übersetzer zurück, während die Anwendung lediglich beim verbliebenen Drittel auf Unternehmensebene eingeführt wurde.

"Viele Unternehmen erwarten von KI einen Effizienzsprung, ohne vorher zu prüfen, ob die organisatorische Basis dafür überhaupt stimmt", mahnt Engels. "KI ist kein Reparaturwerkzeug für schlechte Organisation. Sie zeigt nur schneller, wo Prozesse und Arbeitsumgebungen nicht sauber aufgesetzt sind."

Erst, wenn die "Grundstruktur funktioniert, lässt sich KI sinnvoll in den Arbeitsalltag einbetten, statt nur ein weiteres Tool in einem schlecht abgestimmten System zu sein", unterstreicht die CEO von LIZ Smart Office.

Modell vieler Büros überholt?

Ihr Unternehmen plädiert in diesem Sinne für eine datenbasierte, bewusst gestaltete Büroorganisation, in der Präsenz, Räume und Prozesse aktiv gesteuert werden – beispielsweise mit digitalen Flächenplänen, durch Meetingraum-Management oder auch Echtzeitdaten zur Ressourcennutzung.

"Viele Unternehmen führen KI ein, ohne die Bedingungen zu kennen, unter denen Menschen damit arbeiten sollen", gibt Franzisca Engels zu bedenken und schlussfolgert: "Wer KI-Effizienz will, muss auch die Ineffizienz im eigenen Büro messen. Sonst bleibt Digitalisierung an der Oberfläche."

Die Fachleute erinnern außerdem daran, dass im Arbeitsalltag viele individuelle Bedürfnisse und Vorgehensweisen aufeinandertreffen, deren Berücksichtigung einer Fraunhofer-Studie nach essentiell für moderne Arbeitsmodelle sei.

Hier sieht die CEO von LIZ Smart Office dringenden Nachholbedarf: "Die meisten Büros sind noch immer für ein Modell gebaut, das es im hybriden Alltag so nicht mehr gibt."

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